OGZ

Persoonlijke uitnodigingen trekken beursbezoekers over de streep

Meer rendement voor exposanten van beursorganisator OGZ

Organisatiebureau OGZ (Organisatie Groep Zuid) wilde zijn beursexposanten graag extra meerwaarde bieden en zelf zijn drukwerkverspilling verminderen. Euro Mail bood uitkomst met een online-omgeving waarmee exposanten gepersonaliseerde uitnodigingen met eigen logo en tekst konden aanmaken. Al ruim 10.000 uitnodigingen werden op die manier verstuurd.


De klant

OGZ is organisator van een groot aantal vak- en publieksbeurzen in Nederland. Onder meer de Regio Business Dagen, Festivak, de Webwinkel Vakdagen en de Onderwijsbeurs Zuid worden door OGZ georganiseerd.

De aanleiding

Tot nu toe gaf het organisatiebureau altijd een doos met voorgedrukte uitnodigingen aan elke exposant, maar het succes daarvan nam af. “Exposanten verstuurden ze steeds minder”, vertelt Ralf Adang, marketingmanager bij OGZ. “Daarnaast hadden we geen controle op wie de uitnodigingen kreeg en wie niet. Bovendien waren de uitnodigingen niet persoonlijk.”

De doelstelling
Daarom ging OGZ op zoek naar een manier waarmee exposanten zelf hun relaties persoonlijk kunnen uitnodigen. “Persoonlijke uitnodigingen werken veel beter”, aldus Adang. “Door die als service aan te bieden, kunnen we onze exposanten meerwaarde bieden. Hoe drukker hun stand wordt bezocht, des te groter hun rendement.” Tegelijk wilde OGZ zijn eigen drukwerkverspilling terugdringen. “Met printing on demand van gepersonaliseerde uitnodigingen maak je en verstuur je precies wat je nodig hebt. Je hoeft na afloop van de beurs niets meer weg te gooien.”

De keuze
OGZ benaderde vijf leveranciers, maar ging uiteindelijk in zee met Euro Mail. “Het concept van Euro Mail sloot het best aan bij onze wensen: een online-omgeving waarin exposanten zelf verantwoordelijk worden gemaakt voor de input. Tegelijk is het heel laagdrempelig: je schrijft je eigen tekst en voegt je logo toe, je uploadt je adressenbestand en met één druk op de knop gaat Euro Mail de uitnodigingen printen en verzenden.”

De oplossing

Euro Mail creëerde een omgeving met één vaste template per evenement, zodat het exposanten niet moeilijk werd gemaakt en de vakbeurs wel zijn eigen uitstraling kon behouden. OGZ gebruikte de oplossing voor het eerst voor de Regio Business Dagen. Als extra stimulans nam OGZ de print- en drukkosten voor zijn rekening. Dankzij de oplossing hoefden exposanten ook niet langer hun adressenbestand met OGZ te delen. Dat werkte extra drempelverlagend voor veel exposanten.

Het resultaat
19 van de 150 exposanten gingen in op het aanbod, een respons van 12%. Samen verstuurden ze 10.258 uitnodigingen. Het succes leidde ertoe dat Euro Mail op dezelfde manier de uitnodiging voor de beurzen Festivak en Webwinkel Vakdagen mogelijk maakte. “OGZ heeft nu meer inzicht en controle in het uitnodigingstraject”, besluit Adang. “Onze klanten doen nu zelf het werk, maar voelen zich daar prettig bij: het kost ze minder moeite en ze hebben zelf het heft in handen.”