Cannock Chase

Implementatie complex proces in één maand volgens planning voltooid

Meer structuur en tijdsbesparing door gestroomlijnde documentenstroom Cannock Chase

Na een overname door verzekeraar DAS moest belastingdeurwaarder Cannock Chase Public zijn complexe documentenstroom onderbrengen bij Euro Mail. Dat was geen straf, zo bleek al snel. Euro Mail wist in één maand het hele proces over te nemen en bracht daarin ook nog de nodige verbeteringen aan.

 

De klant
Cannock Chase Public verricht als belastingdeurwaarder de invorderingswerkzaamheden voor de lokale overheden in Nederland: gemeenten, waterschappen en provincies. Deze overheden geven Cannock Chase Public via een verstrekt mandaat de wettelijke bevoegdheid om als belastingdeurwaarder en invorderingsambtenaar te fungeren.

 

De aanleiding
Rechtsbijstandsverzekeraar DAS nam in 2014 Cannock Chase over. Omdat DAS al zaken deed met Euro Mail, was het logisch dat Euro Mail het druk- en printwerk van Cannock Chase ging verzorgen. Half november 2013 werd bekend dat de organisatie met Euro Mail zou gaan samenwerken. “Wij kwamen er bij Euro Mail in één keer tussendoor, want in januari 2014 moest alles werken”, vertelt Eric Zetz, als teamleider bestandsbeheer direct betrokken bij de overstap op Euro Mail. “Een hele uitdaging.”

 

De doelstelling
Euro Mail moest in eerste instantie de volledige bulkcorrespondentie van Cannock Chase Public overnemen: 55 verschillende documenten in vijf aparte stromen. Het gaat om aanslagen met acceptgiro’s, herinneringen, aanmaningen, dwangbevelen, exploten (de documenten waarmee de deurwaarder daadwerkelijk op pad gaat) en alle bijkomende correspondentie. Daarna moest ook de losse correspondentie aan bod komen. Er zat flinke haast achter door de recente overname door DAS. In één maand moest Euro Mail het proces overnemen van de vorige leverancier.

 

De keuze
Door de overname van DAS kreeg Cannock Chase Public automatisch te maken met Euro Mail. Dat bleek achteraf geen straf, aldus Zetz. “De implementatie moest op heel korte termijn plaatsvinden, maar verliep volledig volgens planning, binnen één maand. Ik heb er werkelijk niets op aan te merken. De samenwerking met Euro Mail heeft ons zelfs veel verder geholpen dan we vooraf dachten. Vooral de ICT-kennis van Euro Mail sprong eruit. Ze hebben ons proces verder verfijnd en waar het kon eenvoudiger gemaakt.”

 

De oplossing
Euro Mail richtte een volledige ICT-omgeving met printstraat in, die werd geïntegreerd in de systemen van Cannock Chase Public. Voor de extra capaciteit die daarvoor nodig was, huurde Euro Mail extra ICT-kracht in. De documentenstroom van de belastingdeurwaarder is een complex proces waarin het adres van de burger slechts een van de vele variabelen is: met wisselende tekstblokken en de persoonlijke financiële gegevens van elke belastingplichtige wordt ieder document volledig automatisch geproduceerd. Om het nog ingewikkelder te maken, zijn er ook verschillende soorten briefpapier en enveloppen. Zetz was twee weken lang op de Euro Mail-vestiging in Bleiswijk aanwezig om alles uitvoerig te testen. “Het is eigenlijk vlekkeloos verlopen. Ik heb het hele test- en implementatietraject als zeer prettig ervaren”, aldus Zetz.

 

Het resultaat
Cannock Chase Public is erg te spreken over het resultaat. “Het hele proces is beter gestructureerd en verder geautomatiseerd”, vertelt Zetz. “Het werkt ook allemaal net even sneller. Het systeem biedt ons bovendien de mogelijkheid om de zaken nog beter aan te pakken. Dat levert een behoorlijke tijdbesparing op, al is het nog te vroeg om te zeggen hoeveel.” Euro Mail gaat nu het proces van de losse correspondentie verder automatiseren. Ook de sociaal-juridische documentenstroom, een afzonderlijk proces voor het terugvorderen van ten onrechte genoten uitkeringen, komt binnenkort aan de beurt.